Un farmaco scaduto, un materiale terminato proprio quando serve o una manutenzione rimandata troppo a lungo. Alcune scadenze arrivano sul calendario. Altre, invece, si fanno notare nel momento peggiore: quando il paziente è già in sala e non c’è più tempo per rimediare.

Sono situazioni che possono rallentare il lavoro dello studio, generare corse dell’ultimo minuto e trasformare un controllo ordinario in un’urgenza.

Per questo la gestione delle scadenze non dovrebbe essere affidata alla memoria. Dovrebbe essere organizzata.

Ricordarsi tutto non è un sistema

Farmaci, materiali odontoiatrici e prodotti già aperti possono avere date e tempi di utilizzo differenti. Anche i numeri di lotto devono rimanere leggibili e rintracciabili, mentre le confezioni sterilizzate richiedono controlli sull’integrità, sulla conservazione e sui criteri di validità previsti dal protocollo dello studio.

Poi ci sono le manutenzioni della sterilizzatrice e delle altre apparecchiature, le verifiche della bombola di ossigeno e i controlli sul materiale destinato alle emergenze.

Anche una scorta arrivata a zero può diventare una scadenza scoperta troppo tardi.

Inserire questi controlli in un file condiviso, in un calendario o in una checklist periodica permette di intervenire prima che una data o una quantità minima diventino urgenti.

Una checklist per monitorare le scadenze dello studio

Per aiutarti a organizzare questi controlli abbiamo realizzato una nuova ASO Check: “Le scadenze che non dovremmo mai scoprire all’ultimo minuto”.

Dieci punti da verificare periodicamente: dai farmaci ai materiali odontoiatrici, dai prodotti già aperti alla tracciabilità dei lotti, fino alle confezioni sterilizzate, alle apparecchiature, al materiale per le emergenze e alle scorte critiche.

Uno strumento pratico per capire quali scadenze hanno già un sistema di monitoraggio e quali, invece, vivono ancora soltanto nella memoria di qualcuno.

Perché essere organizzati non significa ricordarsi tutto. Significa non essere costretti a farlo.