Il tempo è una risorsa preziosa in ogni studio odontoiatrico. Saperlo gestire con equilibrio, consapevolezza e buon senso non significa solo ottimizzare la produttività, ma anche promuovere il benessere del team e accrescere la soddisfazione dei pazienti.
Durante il webinar “Gestire il tempo nello studio odontoiatrico” condotto da Laura Pettini, formatrice, Clinic Manager e ASO, abbiamo esplorato strategie, strumenti e casi reali. E grazie alle domande poste dai partecipanti, sono emerse nuove riflessioni preziose, utili per ogni realtà operativa.
Relazione con il paziente: gestire ansia e puntualità
Una delle domande più frequenti riguarda i pazienti ansiosi: come gestirli senza compromettere l’efficienza dell’agenda e il benessere del team?
- Prevedere tempi più ampi per le loro visite nel planning evita di sovraccaricare le risorse e permette al team di operare con calma e attenzione.
- Comunicare in anticipo aiuta a ridurre lo stress del paziente: spiegargli cosa aspettarsi, rassicurarlo e prepararlo migliora anche la gestione dei tempi.
- Un mix di pianificazione consapevole, flessibilità e comunicazione empatica consente di mantenere un buon ritmo, senza perdere di vista la qualità dell’esperienza.
Urgenze e time-blocking: dare spazio all’imprevedibile
Gli imprevisti sono parte della quotidianità. Per gestirli senza disorientare il flusso di lavoro:
- Riservare slot di 30 minuti durante la giornata consente di affrontare le urgenze senza alterare l’intera agenda.
- La durata e frequenza di questi spazi vanno adattate alle necessità specifiche dello studio, mantenendo sempre il giusto equilibrio tra flessibilità ed efficienza.
Agenda cartacea, digitale… o entrambe?
Molti studi vivono una fase di transizione: l’agenda digitale prende piede, ma quella cartacea è ancora presente “per sicurezza”. Questo però può generare confusione e rallentamenti.
- Procedere per gradi aiuta a evitare resistenze.
- Formare il team e consolidare abitudini digitali, supportandole con strumenti visivi (es. schermate condivise, bacheche digitali), rende il gestionale uno strumento utile, non una forzatura.
Benessere del team: anche il tempo ha qualità
I cosiddetti “tempi morti” sono spesso sottovalutati, ma possono diventare momenti preziosi per favorire la coesione e rigenerare l’energia del team.
- Brevi pause, stretching o conversazioni informali aiutano a scaricare lo stress e migliorare la motivazione.
- I briefing devono essere preparati con un’agenda chiara, coinvolgere attivamente i membri del team e mantenere un clima di dialogo. Devono servire a condividere obiettivi, risolvere problemi e valorizzare i contributi di ciascuno.
Dalle domande nascono le soluzioni
Ed è da qui che vogliamo ripartire: non solo dalla teoria, ma dalle domande vere che ci poniamo ogni giorno nello studio. Non esistono risposte universali, ma ogni interrogativo porta con sé un’opportunità di miglioramento.
