Per anni sono stata quella che si ricordava tutto: scadenze, controlli e richieste.

Ancora oggi mi capita di ricordare, a distanza di anni, parentele tra pazienti, turni, residenze, persino compleanni. Ho sempre avuto una buona memoria e nel lavoro mi è servita tantissimo e proprio per questo ne ho sempre fatto affidamento.

Con gli anni però la vita cambia, gli impegni sono aumentati e ho capito che l’organizzazione di uno studio non può dipendere dalla memoria di una persona, né la mia né quella di qualcun altro.

Oggi infatti mi affido ad agende personalizzate, note giornaliere del gestionale, alert e scadenziari. Non lo vivo come un limite anzi, mi sento più organizzata.

Perché uno studio organizzato non è quello in cui una persona ricorda tutto ma quello in cui nessuno è costretto a ricordarsi tutto.

Leggendo alcuni capitoli del libro Clinic Manager Odontoiatrico, sulla documentazione clinica e radiografica, sugli adempimenti assicurativi e sulla gestione infortunistica, sugli obblighi normativi delle strutture, questo concetto è diventato ancora più concreto. Dietro una giornata normale c’è una macchina che il paziente non vede e che a volte diamo per scontata anche noi che in studio ci lavoriamo.

Un documento non basta che esista: deve essere conservato correttamente e, soprattutto, recuperabile quando serve e da tutti. Se capita un infortunio ad esempio, non è quello il momento di chiedersi cosa fare e chi se ne occupa: procedure e figure di riferimento devono essere chiare prima. Poi c’è tutto il resto da conservare: DVR, piano di emergenza ed evacuazione, Legionella, radioprotezione, tracciabilità dei rifiuti, farmaci e relative scadenze, DAE e tanto alrro. 

Chi deve ricordarsi tutto questo? Nessuno. Deve esserci un’organizzazione che dica cosa va fatto, quando e da chi.

Perché la frase la conosciamo tutti: “Pensavo lo facessi tu”. “No, pensavo se ne occupasse lei”. 

A me è capitato più volte e il problema raramente è la mancanza di buona volontà ma spesso manca una chiara suddivisione dei ruoli. In un team ci si dà una mano ed è giusto così, tuttavia questo non significa che tutti facciano tutto. Ruoli definiti vogliono dire sapere cosa fare e a chi rivolgersi quando qualcosa non è di propria competenza. Organizzare non è sostituirsi a chi ha responsabilità specifiche.

Per monitorare tutto servono certamente gli strumenti adatti come gestionale, note giornaliere, alert, scadenziari o magari un’agenda digitale condivisa che riduce la carta e permette alle informazioni di non rimanere solo nella testa di una persona o nell’agenda. Se tra qualche mese c’è un controllo, preferisco che sia il sistema ad avvisarmi e non il solito “tanto me lo ricordo”. Uno scadenzario ad esempio non deve essere complicato: deve dirmi cosa controllare, quando, chi se ne occupa e dove trovo quello che mi serve.

Anche per tutto questo bisogna tenere a mente che l’organizzazione passa anche dalle persone infatti credo fermamente nelle riunioni periodiche del team, anche una al mese dove le idee si scambiano per creare unione. Ultimamente ne faccio spesso e penso servono davvero perché ci si confronta, ci si conosce meglio e si capisce cosa funziona e cosa no. Possiamo avere protocolli e strumenti perfetti ma se il team non li conosce o non li condivide, qualcosa prima o poi si perde.

Organizzare, in fondo, significa prevenire: una dimenticanza, una scadenza mancata, un errore, una perdita di tempo.

Conoscere ciò che sta dietro al nostro lavoro non significa fare il lavoro di un altro. Significa capire il perché di quello che facciamo e come il nostro compito si incastra nel funzionamento dello studio.

Mi è capitato di entrare in uno studio e sentirmi chiedere di aiutare a migliorarne l’organizzazione. La prima cosa che ho imparato è che non si cambia tutto il primo giorno. Prima si osserva: si conosce il team, si vede dove si perde tempo, quali difficoltà si ripetono e solo dopo ci si alza le maniche e ci inizia. Si parte dalle cose semplici come un magazzino ordinato, materiali facili da trovare, procedure chiare, scadenze sotto controllo, un gestionale sfruttato meglio.

Ed è proprio qui che ritengo la lettura del Clinic Manager Odontoiatrico un momento importante. Più vado avanti e più mi rendo conto che ogni argomento apre nuove domande e ho voglia di approfondire.

Leggere un manuale non significa diventare Clinic Manager anzi, per me questa lettura ha l’effetto opposto perché mi fa capire quante cose ci sono ancora da approfondire e quanto sia importante continuare a formarsi.

È una cosa in cui credo profondamente: la formazione non dovrebbe fermarsi a ciò che è obbligatorio.

E le dieci ore diventano quasi il simbolo di una domanda: possiamo davvero pensare che bastano dieci ore su 365 giorni per continuare a crescere in una professione come la nostra, una professione che cambia?

Dieci ore di aggiornamento in un anno sono sicuramente necessarie tuttavia se ci pensiamo sono davvero poche. Poche rispetto a tutto quello che cambia, a quello che possiamo ancora imparare e alla responsabilità che abbiamo ogni giorno quando entriamo in studio.

Perché formarsi non significa semplicemente aggiungere un corso al proprio curriculum ma significa scegliere di essere più preparati domani di quanto lo siamo oggi. Significa non accontentarsi di sapere “come si fa”, ma continuare a chiedersi perché si fa, cosa possiamo migliorare e cosa ancora non conosciamo.

Questa è anche una responsabilità nei confronti del paziente.

Io ad esempio provo spesso a mettermi dall’altra parte. Se fossi io seduta su quella poltrona vorrei capire cosa sta succedendo e vorrei sentirmi ascoltata e poter fare una domanda sapendo di ricevere una risposta chiara, comprensibile e precisa. E quando quella risposta non compete a noi, essere preparati significa anche saper riconoscere il nostro limite e indirizzare il paziente alla persona giusta.

Essere professionisti significa anche non sentirsi mai completamente arrivati.

Il manuale, quindi, per me non è un punto di arrivo e nemmeno una scorciatoia per diventare Clinic Manager ma un punto di partenza in quanto un ruolo con maggiori responsabilità organizzative non si costruisce leggendo un libro ma nel tempo attraverso la formazione continua, l’esperienza sul campo, il confronto con gli altri e la voglia di continuare a crescere.

La memoria e l’esperienza restano risorse preziose e io continuerò a ricordarmi compleanni, parentele e turni che nessuno mi ha chiesto di ricordare. Ma la vera evoluzione è trasformare ciò che si ha imparato negli anni in un metodo che possano usare anche gli altri.

Sono solo all’inizio di questa lettura, più scopro cosa c’è dietro il funzionamento di uno studio, più ho voglia di andare avanti.

Il punto di partenza resta questo: uno studio organizzato non è quello in cui qualcuno riesce a ricordarsi tutto. È quello in cui nessuno è costretto a farlo.